Zeit ist Geld – Bestatter-Software spart beides

csm_355789_R_B_by_Andreas_Morlok_pixelio.de_a694cbff89© Andreas Morlock/pixelio.de

Wenn ein Mensch stirbt, sorgen Trauer und Bestürzung oft dafür, dass die Hinterbliebenen kaum in der Lage sind, zu überblicken, was alles erledigt werden muss. Hier beginnt die verantwortungsvolle Arbeit des Bestattungsinstituts.

 

Den Überblick zu behalten, nichts zu vergessen und alle notwendigen Behördengänge zu erledigen, das ist, was der Kunde vom Bestattungsinstitut erwartet.Doch auch Bestatter haben gute und schlechte Tage oder können durch viele zeitgleich eingehende Aufträge einmal etwas vergessen. Gute Organisation ist das tägliche Brot im Bestattungsinstitut. Aber die braucht Zeit. Vor allem dann, wenn sie mit klassischer Software wie Microsoft Office abgewickelt wird. Diese Programme können zwar hilfreich sein, sind aber auch fehleranfällig und zum Teil sehr zeitaufwändig, was die Datenpflege angeht. Oftmals müssen Stammdaten mehrfach eingepflegt werden, weil beispielsweise Excel und Word nur für versierte Benutzer einfach zu verknüpfen sind.

 

Organisation ist alles

Für die perfekte Organisation am Arbeitsplatz sorgen Software-Programme wie Power Ordo, Funeral Office, MEC-Best oder EAB-Fakt, die speziell für die Abwicklung der Prozesse und den Schriftverkehr der Bestattungsinstitute entwickelt wurden. Die komplette Formular- und Datenverwaltung kann über diese Software verwaltet werden. Michael Angern, Geschäftsführer von Rapid Data, steht voll hinter seinem Programm PowerOrdo. „Viele Arbeitsabläufe im Bestatter-Büro lassen sich mit entsprechender Software sehr effizient automatisieren. Sie entziehen sich jedoch völlig einer Automatisierung mit Word oder Excel. Erfahrungsgemäß verringern Branchenpakete wie PowerOrdo die Zeit, die für die vollständige Bearbeitung eines Auftrages im Büro durchschnittlich aufgewendet wird, auf ein Zehntel“, so der Gründer der GmbH.

„Branchenpakete wie PowerOrdo bieten eine vollständige Integration aller für das Bestatter-Büro notwendigen Funktionen. Sie fassen die Leistungsfähigkeit mehrerer sonst mühsam aufeinander abzustimmender Office- und Grafik-Programme zusammen und stellen dem Bestatter alle Werkzeuge zur Bearbeitung seiner Sterbefälle in einem Programm, unter einer Oberfläche zur Verfügung“, sagt Angern.

© Rapid Data GmbH Unternehmensberatung

Eine weitere große Erleichterung bietet die Bestatter-Software im manchmal stressigen Tagesgeschäft: Alle erforderlichen Maßnahmen können im Menü Punkt für Punkt lückenlos abgearbeitet werden. „Unser Programm vergisst nichts“, sagt Stefan Dirnberger, Geschäftsführer der office on GmbH „Mit Funeral Office kann die gesamte Abwicklung der Arbeitsschritte und Korrespondenz im Sterbefall abgewickelt werden. Es hat zudem den Vorteil, dass sämtliche Dokumente mit Word erstellt werden. Sie können, auch nachdem alle Daten aus dem Sterbefall übernommen wurden, jederzeit bearbeitet und angepasst werden.“

 

Die Anschaffung lohnt sich

Viele Bestatter scheuen aber die Umstellung ihrer Computer auf eine neue Software. Die Vorstellung von möglichen Ausfällen im laufenden Betrieb und dem damit verbundenen Zeitaufwand zur Wiederherstellung der Ordnung lässt sie zurück schrecken. Auch der Preis spielt selbstverständlich eine Rolle. Aber es gibt keinen Grund zur Sorge. Denn wenn sich ein Bestatter entscheidet, eine Software wie Funeral Office oder Power Ordo für sein Unternehmen zu kaufen, wird er mit der Umstellung nicht allein gelassen. Um den Übergang reibungslos vonstatten gehen zu lassen, wird der Kunde direkt vor Ort begleitet, bis alles läuft. Sollten später dennoch Fragen auftreten, steht der Support mit Rat und Tat zur Seite. Die Übergänge funktionieren in der Regel reibungslos und vor allem ohne Datenverluste, wobei die Einarbeitung in die Software für den neuen Benutzer sehr einfach ist, wie uns die Vertreiber einstimmig bestätigen. Die Kosten für eine solche Software sind schnell wieder eingefahren. Denn was mit dem maßgeschneiderten Programm an Zeit, Nerven und Aufwand für die Datenpflege in Microsoft Office eingespart wird, kann an anderer Stelle in gute Beratung und Kundenpflege investiert werden. Hier bewahrheitet sich ganz schnell das gute alte Sprichwort: Zeit ist Geld.